Hét ondernemersnetwerk in de Randstad
VNO-NCW WEST  >  Nieuws

Nieuws

Machtigingen beherenMachtigingen beheren
https://www.vno-ncwwest.nl/NieuwsFoto/190606%20PA-bijeenkomst.jpg
Werken met scrum en kanban
Datum: 13-06-2019

​De termen scrummen en kanban vliegen je misschien elke dag om de oren, of misschien juist niet? Een ding is zeker: na de jaarlijkse PA-bijeenkomst van VNO-NCW West regio Rotterdam weet elke ondersteuner wat het is en nog belangrijker wat zij ermee kan doen.

Door Merijn van Grieken/ Van Grieken Tekst

Ze waren er al snel achter dat ze beiden niet zonder post-its kunnen werken, die kleine vierkante blaadjes met plakrand. Maar zo luidde ook al snel de conclusie: het moeten wel echt goede zijn, want met slecht plakkende varianten ben je verder van huis. Renate Scholl (scrummaster bij Achmea) en Eline de Boer (support consultant bij Procurios) zijn beiden expert in efficiënt en effectief werken. Beide voormalige ondersteuners deelden in juni hun ervaring op de jaarlijkse PA-bijeenkomst van VNO-NCW West Regio Rotterdam.

Scrum
Eerst naar de scrum, een term die eigenlijk in de rugbysport wordt gebruikt, maar sinds 1993 ook gangbaar is in het bedrijfsleven. Scholl groeide als directiesecretaresse en officemanager uit tot scrummaster bij Achmea. Een scrum is een raamwerk waarbinnen een team complexe problemen op productieve en creatieve wijze aanpakt en binnen 1 tot 4 weken een product oplevert met de hoogst mogelijke waarde. De klant bepaalt en beslist mee. De scrummaster begeleidt, faciliteert en coacht de teams als dienend leider. “Met het team kijk je mee waar de verbeteringen zitten, betrek je er iedereen bij, houdt mensen enthousiast in hun werk en signaleert problemen”, aldus Scholl.

Doorgroeien
Ze wil met haar verhaal illustreren dat je als ondersteuner kunt doorgroeien tot scrummaster. “Er zijn veel raakvlakken. Taken als het faciliteren, regelen en ondersteunen komen ook terug in de functie van scrummaster. Alleen komt er nog een bepaalde discipline bij die het team kan gebruiken. In mijn geval: developer en tester. Het leuke is dat het werk iets breder is en je op verschillende teams kunt scrummen.”
Meest opvallende van de scrumwerkwijze is dat elke dag begint met een korte vergadering: Wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen en wat zijn je belemmeringen? De dagopening duurt 15 minuten. “Geen seconde langer en het kan echt. Het gaat om een gedragsverandering. Alles in de scrum wordt getimeboxed en werkt daardoor efficiënt”, zegt Scholl.

Kanban
Ook efficiënt is het werken met kanban, Japans voor visueel bord. Fervent kanban-gebruiker - ook thuis voor haar dochter als haar huiswerk te overweldigend is – is Eline de Boer. Samen met een collega bestierde ze het officemanagement bij Procurios en kwam om in het werk. “We hadden geen invloed op de hoeveelheid, maar we wilden wel dat mensen het werk aan ons overlieten. We hebben gezocht naar de juiste methode en dat bleek uiteindelijk kanban te zijn.”
Kanban, dat werd ontwikkeld in de autofabrieken van Toyota om het productieproces visueel te maken, is heel simpel. Dankzij de post-its op een planbord aan de muur maak je je werk visueel. Hierdoor zie je waar de knelpunten zitten, kun je het verbeteren en optimaliseren. Het meest simpele kanban-bord heeft drie rijen: to do, doing en done.

Overzichtelijk
“Je kunt er naar believen rijen aan toevoegen -in afwachting bijvoorbeeld. Elke taak, elk verzoek, elk idee plakten we op het bord. We spraken af niet meer dan twee post-its in de doing-rij te hebben. Kwam er een spoedje, dan zeiden we: is het belangrijker dan waar we nu mee bezig zijn? Ja, dan pakken we het op. Nee, dan komt je verzoek in de to do-rij”, legt De Boer uit.
Voor haar maakt kanban haar werk heel overzichtelijk. “Het limiteert het werk waar je mee bezig bent. En geeft rust. Bovendien ben je steeds alleen bezig met datgene wat de meeste waarde heeft. En bijkomend voordeel is ook dat anderen zien hoeveel werk wij als ondersteuners op een dag doen. Ook wel eens fijn. ”

De volgende PA-bijeenkomst is op 4 juni 2020.

Fotoreportage

Bijlagen
Deel artikel