Hét ondernemersnetwerk in de Randstad
VNO-NCW WEST  >  Nieuws

Nieuws

Machtigingen beherenMachtigingen beheren
http://www.vno-ncwwest.nl/NieuwsFoto/180607%20PA%20bijeenkomst.jpg
Van PA naar Virtual Assistant
Datum: 11-06-2018

Door Merijn van Grieken/ Van Grieken Tekst

‘Hebben we verbinding? Hoor je ons?’ Tijdens de bijeenkomst van VNO NCW Regio Rotterdam Hacking the assistent role zwaaien 60 PA’s van grote en middelgrote bedrijven naar het beeldscherm waar virtual assistent Nora el Ghazi op is te zien. Ze is sinds een jaar Virtual Assistant (VA). Ze is de toekomst.
Digitalisering raakt het secretariaat. Skills zoals de snelheid van handelen, actuele kennis van technische tools én inhoudelijk een goede sparringpartner zijn, worden essentiëler. Plaats- en tijdonafhankelijk werken zorgt voor en transformatie van secretariaat naar Business Support. Ook VA’s worden in organisaties steeds gebruikelijker.

Eigen toko
In de 40-urige werkweek ondersteunt El Ghazi drie partners van PWC. Als VA is ze tussen 7.00 en 21.00 uur bereikbaar, 4 dagen vanuit huis en 1 dag vanuit kantoor. ‘We appen, mailen, bellen… en hebben via Google Workspace, Drive en Hangout meer contact dan toen ik PA was’, lacht ze naar de zaal op de 17e etage van het Rotterdams havenbedrijf.
De pilot met VA’s waar PWC anderhalf jaar geleden mee is begonnen, bevalt El Ghazi goed. Ze heeft een jong gezin en besteedt haar tijd effectief. ‘Ik heb het gevoel dat ik mijn eigen toko run en voel me toch nog steeds onderdeel van het team. Ik werk thuis productiever en effectiever.’

Nieuwe werkplek
Behalve over de impact over deze digitalisering op het PA-vak, spreekt werkplekstrateeg Chantal Wouters over de impact van nieuwe werkplekconcepten op de PA. Zij begeleidt het Havenbedrijf Rotterdam als project- en changemanager bij de invoering van een nieuw flexibel werkplekconcept. De PA heeft een belangrijke rol in die transitie, zegt Wouters.
‘Zij zijn de ogen en oren van de afdeling, weten waar mensen mee worstelen en kunnen dat overbrengen aan de verandermanager. De PA wordt een soort vloerhost en bewaker van de teamcohesie. Maar je moet PA’s wel meenemen in het proces.’
Digitalisering zorgt voor een omslag en de vraag: Hoe ziet mijn baan er straks uit? ‘Digitalisering van de werkplek eerder voor een taakverschuiving dan een -vermindering zorgt’, is Wouters overtuiging.

Opruimen
De digitale werkplek moet net als de fysieke opgeruimd en goed gestructureerd blijven, vinden Wouters en ‘opruimcoach’ Eunice Vink. Vink helpt grote (semi)overheden en bedrijven al 25 jaar om digitaal te gaan werken en de databerg te beheren. Ze raadt aan een opruimplan te maken en er gewoon aan te beginnen.
‘Opruimen is niet hetzelfde als gedachteloos weggooien. Circa 52 procent is dark data, waarvan je niet wist dat het nog bestond en 33 procent is onbelangrijk, oud of overbodig. Daar moet je afscheid van nemen. Als je een goede indeling van je mappen binnen de Verkenner of je documenten logisch in Sharepoint hebt geplaatst en je kunt ze snel terugvinden, dan geeft dat een goed gevoel van controle. Ruim op, stel het niet uit.’

​Fotoreportage

Bijlagen
Deel artikel