Annemiek Tigchelaar, lid van VNO-NCW Oostland en directeur-eigenaar van TopOrde, helpt werknemers en managers van hun stapels papieren, mailtjes en achterstallig werk af. Meestal voert ze individuele adviesgesprekken, want er zijn meer wegen die naar orde en regelmaat leiden. Ieder moet díe weg kiezen die het beste bij hem of haar past. "Ben je een ochtendmens, begin dan met de lastige klus", noemt Tigchelaar als praktisch voorbeeld. "Moet je daarentegen 's ochtends eerst op gang komen, start dan met routinewerk."
door Annemarie van Oorschot
Een workshop Time Management, daar is veel belangstelling voor. Was aanvankelijk de bedoeling dat Annemiek Tigchelaar een workshop voor vijftien mensen zou geven in de huiskamer van een Oostlandse ondernemer, nu is uitgeweken naar het bedrijfspand van Jan Willem de Vries, directeur van Wageningen UR Glastuiinbouw in Bleiswijk. Dertig leden en relaties van VNO-NCW Oostland zijn gekomen om te horen hoe ze hun doelstellingen tijdig en op een bevredigende manier kunnen realiseren.
Tigchelaar begint met een oefening, waaruit blijkt dat we de beschikbare tijd te ruim inschatten. Alle deelnemers gaan staan. Als ze het gevoel hebben dat een minuut is verstreken, moeten ze gaan zitten. De meesten blijven langer dan 1 minuut staan. Het gemiddelde ligt op 1 minuut 20. Dan de feiten:
Een gemiddelde werkdag van de manager
- Verwerken email: 2 uur
- Sociale media, internet: 2 uur
- Onderbrekingen (telefoon, collega loopt binnen): 2 uur
- Je eigenlijke werk: 2 uur
Of
- Kerntaken: 30 procent
- Routinetaken: 30 procent
- Onvoorzien: 40 procent
Time management is een proces dat uit drie achtereenvolgende fasen bestaat. "Eerst beantwoord je de vraag 'wat ga ik doen?' Vervolgens de vraag 'Wanneer?'. En dan komt de moeilijkste fase: het daadwerkelijk doen", aldus Tigchelaar. Bij de wat-vraag staat het verzamelen en groeperen van taken centraal, bij de wanneer-vraag het plannen. Tigchelaar geeft handige tips voor het opschonen van je emailbox. Bij het plannen waarschuwt ze dat je dat ruim moet doen. "Plan voor maximaal vijftig procent je dag vol." Ze verwijst naar haar site www.toporde.nl waar alle informatie te vinden is, evenals handige tools, zoals een prioriteitentabel.
Crux
De crux van time management is het doen, benadrukt Tigchelaar. "Daarvoor moet je besluiten nemen en die schuiven mensen graag voor zich uit. Als je je aanleert de fasen van time management dagelijks op vaste tijdstippen te doorlopen, wordt dit routine en zal het je gemakkelijker af gaan. Net zoals de monniken dat doen."
Bij het nemen van besluiten zijn de keuzemogelijkheden beperkt:
1. doen, nu of later
2. delegeren
3. deleten, in archief of definitief verwijderen.
Eén ding tegelijk
Dat er mensen zijn die meer dingen tegelijk kunnen doen, verwijst Tigchelaar naar het rijk der fabelen. "Onthoud het allemaal: je kunt maar één ding tegelijk doen en maak eerst af waaraan je begonnen bent."
Ook waarschuwt ze voor het Frans Bouwer-syndroom. "Heb je even voor mij? Al die klanten, medewerkers, relaties, die even de aandacht claimen. Probeer ook dat te kanaliseren. Doe op vaste tijden de deur dicht, zet je mailbox en je telefoon op niet bereikbaar." Dat laatste gebeurt in de praktijk weinig. "Onderbrekingen vinden we diep in ons hart fijn. Ze bevredigen onze korte termijnbehoeften. Maar het feit dat jullie je daar nu bewust van zijn, is het begin van goed time management."
Presentatie van Annemiek Tigchelaar voor de Oostlandse ondernemers vind je hier
.